Biuletyn Informacji Publicznej Gminy Frysztak - Procedury zewnętrzne

PRZYJMOWANIE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH PRZEZ WÓJTA GMINY FRYSZTAK

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, Wójt Gminy Frysztak zaczął realizować swoje kompetencje w zakresie przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

   Jeśli masz wiedzę, że doszło do naruszenia prawa możesz przekazać zgłoszenie do Wójta Gminy Frysztak następującymi sposobami, które gwarantują zachowanie poufności przekazanych informacji:

   • złożenie listu u członka Komisji do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych powołanej przez Wójta Gminy Frysztak ul. ks. Wojciecha Blajera 20, 38-130 Frysztak, w którym w zaklejonej dodatkowej kopercie z napisem „sygnalista” będzie znajdowała się treść zgłoszenia.
   • wysłanie listu na adres Urzędu Gminy Frysztak, ul. ks. Wojciecha Blajera 20, 38-130 Frysztak, w którym w zaklejonej dodatkowej kopercie z napisem „sygnalista” będzie znajdowała się treść zgłoszenia. Zaklejoną wewnętrzną kopertę osoba odbierająca pocztę zakładową, jest zobowiązana niezwłocznie przekazać osobie z Komisji do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną.

   Jeśli chcesz skorzystać z ochrony sygnalisty musisz spełnić poniższe przesłanki:

   • jesteś osobą fizyczną,
   • zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
   • informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

   Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:

   • o ochronie informacji niejawnych,
   • tajemnicy postępowania karnego.

   Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

3. Tryb postępowania.

   Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności. Tryb postępowania jest następujący:

   • potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
   • wstępna weryfikacja zgłoszenia,
   • podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego w Urzędzie Gminy Frysztak, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,
   • kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji lub przedstawienia dodatkowych informacji,
   • informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

   Wójt Gminy Frysztak rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organu publicznego w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

   Wójt Gminy Frysztak nie rozpatruje zgłoszeń dokonanych anonimowo.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji.

   Wójt Gminy Frysztak przekaże informację zwrotną do sygnalisty na otrzymany
   w zgłoszeniu w danych kontaktowych adres do korespondencji. Informacja zostanie przekazana w terminie 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku konieczności dalszego działania ze strony Wójta Gminy Frysztak pełna informacja zostanie przekazana Sygnaliście w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym poinformowany zostanie wcześniej w terminie do 3 miesięcy. Informacja zwrotna będzie wyczerpująca, aby Sygnalista miał przekonanie, że jego obawy zostały potraktowane poważnie. Dotyczy to również wyjaśnienia, dlaczego którakolwiek z przekazanych informacji została uznana za nieuzasadnioną

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.

   Wójt Gminy Frysztak dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:

   • tylko i wyłącznie upoważnieni pracownicy mają dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty,
   • dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione,
   • możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.
6. Zasady przetwarzania danych osobowych.

   Dane osobowe sygnalistów Wójt Gminy Frysztak przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Klauzuli informacyjnej (Klauzula RODO poniżej).

7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

   Wójt Gminy Frysztak po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

   Takimi działaniami mogą być:

   • postępowanie wyjaśniające,
   • wniesienie oskarżenia,
   • działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania.

   Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

   Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa (Sygnaliście) przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat/miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania.

   Ponadto, Sygnalista, który obawia się lub doświadczył działań odwetowych może także zgłosić ten fakt do Wójta Gminy Frysztak.

   Sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa-zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania tj. Policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.

9. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności.

   Sygnalisto pamiętaj, że dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (m.in. dyscyplinarnej, za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa), z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r., o ochronie sygnalistów. Gdyby wszczęto postępowanie możesz wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

   Jedynym warunkiem ochrony jest fakt, że jako Sygnalista masz uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, pod warunkiem, że uzyskanie informacji lub dostęp do informacji nie stanowią czynu zabronionego.

   Uwaga! Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj., jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 z dnia 14 czerwca 2024 r., o ochronie sygnalistów).

10. Zachęcenie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

    Jeśli jest to możliwe, złóż zgłoszenie wewnętrzne z wykorzystaniem kanałów komunikacji opisanych w zakładce „Procedury z zakresu zgłaszania naruszeń prawa – sygnaliści– zgłoszenia wewnętrzne”. Takie zgłoszenie również zapewnia poufność oraz ochronę przed stosowaniem działań odwetowych.

    Pamiętaj, że możesz złożyć zgłoszenie zewnętrzne do innych organów publicznych lub do Rzecznika Praw Obywatelskich.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich.

    Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

    Al. Solidarności 77; 00-090 Warszawa

12. Szczegółowe informacje zawarte zostały w Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych dostępnej poniżej

    Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych (https://bip.frysztak.pl/container/ZARZADZENIA/2024/z68-27-12-2024-1735568108.pdf)

    Komisja do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych (https://bip.frysztak.pl/container/ZARZADZENIA/2024/z69-27-12-2024-1735568110.pdf)